קבלות עוסק פטור באינטרנט: איך מפיקים ומה חייב להופיע

איך מפיקים קבלות עוסק פטור באינטרנט עם קבלת התשלום

עוסק פטור יכול להפיק קבלות דרך מערכת מקוונת, והפטור ממע״מ אינו פוטר מתיעוד התקבולים. לפי סעיף 5 להוראות ניהול פנקסי חשבונות, שובר קבלה נערך לכל תקבול בנפרד, ועותק ממנו נמסר למשלם. לכן מפיקים קבלה עם קבלת התשלום, גם כאשר מדובר במקדמה או בתשלום חלקי, ואין להמתין להשלמת העבודה או לרכז בסוף החודש תשלומים שהתקבלו קודם לכן.

סדר הפעולות הוא לבחור מערכת מתאימה, להגדיר את פרטי העסק, להזין את התשלום שהתקבל, לבדוק את פרטי הקבלה ולהפיק אותה. כאשר שולחים אותה כמסמך ממוחשב, נדרשת עמידה גם בתנאי החתימה האלקטרונית, ההסכמה לקבלת המסמך והשמירה שלו. מסמך שהכנתם בתוכנת כתיבה ושלחתם בדואר אלקטרוני אינו עומד אוטומטית בתנאים האלה.

לפני התשלום אפשר לשלוח דרישת תשלום, והקבלה מתעדת את קבלת הכסף בפועל. חובות התיעוד והמסמך הממוחשב מפורטות בנוסח הוראות ניהול פנקסי חשבונות.

לפני ההפקה הראשונה הכינו את פרטי הרישום של העסק, פרטי המשלם ואסמכתת התשלום. אם אתם עדיין בשלב ההקמה, התחילו בשלבי פתיחת עוסק פטור באינטרנט.

שלב ראשון: בוחרים מערכת ובודקים את תנאי המשלוח

בבחירת מערכת, בדקו איך היא מפיקה קבלות ואיך היא שולחת אותן ללקוחות. שאלו את הספק אם התוכנה חייבת ברישום אצל רשות המסים, ואם יש לה תעודת רישום בתוקף. האחריות לשימוש תקין בתוכנה נשארת אצל בעל העסק.

בקשו מספק המערכת להסביר איזו חתימה אלקטרונית מצורפת לקבלה, איך מתקבלת ונשמרת הסכמת הלקוח למשלוח, ואיך מורידים את הקבצים החתומים. שאלו גם איך מתקנים מסמך שהופק ומה אפשר לייצא בעת מעבר לספק אחר. אלה בדיקות שימושיות לפני שמתחילים להפיק מסמכים אמיתיים.

1. בדקו את שם התוכנה ואת תוקף תעודת הרישום שלה, כאשר היא חייבת ברישום.
2. הזינו את שם בעל העסק ומספר הזיהוי או מספר העוסק בהתאם לפרטי הרישום.
3. ודאו שהמערכת מוגדרת לעוסק פטור ושאתם בוחרים במסמך מסוג קבלה.
4. בררו עם יועץ המס או רואה החשבון איך להשלים את דרישות המשלוח לפני הקבלה הממוחשבת הראשונה.

סעיף 18ב להוראות ניהול פנקסי חשבונות קובע הודעה לפקיד השומה בדואר רשום לפני משלוח המסמך הממוחשב הראשון. הוא דורש גם שהמסמך יישלח רק למי שהסכים לקבל מסמכים ממוחשבים מאותו שולח, ושההסכמה תישמר כחלק ממערכת החשבונות. הדרישות מופיעות בהוראות משלוח מסמכים ממוחשבים. פתיחת חשבון אצל ספק תוכנה אינה משלימה אותן עבורכם.

שלב שני: ממלאים את פרטי החובה בקבלה

סעיף 5 להוראות ניהול פנקסי חשבונות מפרט מה חייב להופיע בשובר קבלה, וזה כולל את הקבלה של עוסק פטור. הקבלה כוללת מספר עוקב, פרטי הנישום, תאריך, פרטי המשלם, סכום ומהות התקבול. בתשלום בשיק נדרשים גם פרטים מזהים של השיק. אפשר להרחיב במדריך לקבלות עוסק פטור אונליין.

לפרטי המשלם יש חריגים, כמו מכירות קמעוניות במזומן, וכאשר מען המשלם ידוע לעוסק אין חובה לציינו. אין להסיק מכך שבכל קבלה אפשר להשאיר את פרטי הלקוח ריקים. הדרישות והחריגים מופיעים בסעיף העוסק בשובר קבלה.

בתיאור התקבול כתבו משהו שיאפשר לזהות את העסקה בהמשך, למשל ״מקדמה עבור צילום מוצרים להזמנה״ או ״יתרת תשלום עבור שיעורים״. אפשר לצרף הפניה להזמנה או לדרישת התשלום הרלוונטית. עדיף שתוכלו להבין את הקבלה גם בלי לחפש את ההתכתבות עם הלקוח.

לפני האישור, השוו את הסכום והמשלם לאסמכתה שבידיכם. אם אדם אחד משלם עבור לקוח אחר, בררו איך לתעד את הקשר ביניהם. הימנעו מהחלפת שם המשלם לפי ניחוש או מהעתקת סכום דרישת התשלום כאשר התקבל רק חלק ממנו.

שלב שלישי: חותמים, שולחים ושומרים את הקובץ

מסמך ממוחשב כהגדרתו בהוראות ניהול הספרים חתום בחתימה אלקטרונית מאושרת או מאובטחת של עורך התיעוד. בקבלה שנשלחת בדרך הזאת אין צורך בחתימת המקבל הרגילה הנדרשת בקבלת נייר, אך דרישת החתימה האלקטרונית נשארת. על המסמך להציג באופן בולט את המילים ״מסמך ממוחשב״.

גם לאמצעי התשלום יש משמעות: במשלוח מסמך החתום בחתימה אלקטרונית מאובטחת, סעיף 18ב קובע אמצעי תשלום מסוימים המאפשרים זיהוי של הצדדים. אם אתם מקבלים מזומן או תשלום באמצעות יישומון, בררו אם מנגנון החתימה והמשלוח מתאים למקרה שלכם.

לאחר ההפקה, שלחו את המסמך הממוחשב ללקוח שהסכים לכך, ושמרו את הקובץ עם החתימה האלקטרונית שבה נחתם. צילום מסך או הדפסה בלבד אינם משמרים את הקובץ החתום. דרישות המשלוח והשמירה נקבעות בסעיפים 18ב ו־25 להוראות ניהול פנקסי חשבונות.

לפי סעיף 25(ג), מערכת החשבונות נשמרת שבע שנים מתום שנת המס שאליה היא מתייחסת, או שש שנים מיום הגשת הדוח על ההכנסה לאותה שנה, לפי המאוחר. בדקו מראש איך תשמרו גישה למסמכים גם לאחר סיום המנוי למערכת, ותאמו את סידור הגיבוי עם מי שמלווה את הנהלת החשבונות.

דוגמה להפקה בעקבות מקדמה ויתרת תשלום

נניח שסיכמתם עם לקוחה על עבודה במחיר של 1,500 שקלים, והיא מעבירה תחילה מקדמה של 500 שקלים. עם קבלת המקדמה מפיקים קבלה על 500 שקלים ומתארים אותה כמקדמה עבור העבודה. כשמתקבלת בהמשך היתרה, מפיקים קבלה נוספת על 1,000 שקלים.

הסכומים בדוגמה היפותטיים. כל קבלה מתעדת את התקבול שאליו היא מתייחסת: אין להפיק על המקדמה קבלה בסכום מלוא העסקה, ואין להפיק בסיום קבלה נוספת על מלוא העסקה כאשר המקדמה כבר תועדה.

גם שיק דחוי הוא תקבול שיש לתעד, ולכן בקבלה מציינים את פרטי השיק, לרבות מועד הפירעון. מועד הפירעון העתידי אינו סיבה להמתין עם הקבלה. הדרישה לערוך שובר קבלה לכל תקבול נמצאת בסעיף 5 להוראות ניהול פנקסי חשבונות.

בדיקה לפני שליחה וטיפול בטעויות

לפני כל הפקה, עברו על הרשימה הבאה. היא נועדה למנוע טעויות בפרטים ובסכומים, לצד הבדיקות הראשוניות של המערכת ותנאי המשלוח.

• התקבל תשלום בפועל ונבדקה האסמכתה המתאימה.
• פרטי העסק נכונים, והמסמך שנבחר הוא קבלה.
• הסכום משקף את התקבול הנוכחי, כולל הבחנה בין מקדמה ליתרה.
• פרטי המשלם ותיאור התקבול מולאו בהתאם למקרה.
• אם התקבל שיק, נכללו פרטיו המזהים ומועד פירעונו.
• נבדק שלא הופקה כבר קבלה עבור אותו תקבול.
• המשלוח והשמירה נעשים בהתאם להסכמה ולמנגנון המסמכים הממוחשבים שהוגדר.

אם גיליתם טעות אחרי ההפקה, אל תשנו את הקובץ שנשלח ואל תמחקו את הרישום. סעיף 23(ב) להוראות ניהול הספרים קובע שבמערכת ממוחשבת מתקנים תיעוד פנים באמצעות תיעוד נוסף. השתמשו בתהליך התיקון או הביטול של המערכת, ובמקרה של החזר כספי או ספק לגבי המסמך המתאים קבלו הנחיה מקצועית.

אם הלקוח מבקש שוב את הקבלה, אתרו את המסמך הקיים ושלחו אותו מחדש. הפקת קבלה נוספת על אותו תשלום עלולה ליצור רישום כפול. מומלץ לשמור לצד מספר הקבלה גם דרך לאתר את אסמכתת התשלום ואת ההזמנה שאליה היא שייכת.

המידע כללי ואינו ייעוץ משפטי או חשבונאי. אם אינכם בטוחים אילו מסמכים העסק שלכם צריך להפיק או איך לתעד תיקון, אפשר להיעזר בהסבר על שירותי רואה חשבון לעוסק פטור ולברר את המקרה לפני פעולה מחייבת.