האצלת סמכויות בעסק קטן: מה מעבירים לעובד ומה נשאר אצלכם

מהי האצלת סמכויות ומה היא כוללת

האצלת סמכויות היא מתן אחריות לביצוע משימה או לניהול תחום, יחד עם הסמכות לקבל את ההחלטות הדרושות לביצוע. לפי המרכז למנהיגות יצירתית, האצלה היא מתן סמכות לעשות משהו שהוא בדרך כלל חלק מהתפקיד שלכם, יחד עם המשאבים וההכוונה שנחוצים כדי להגיע לתוצאה.

בפועל אתם מגדירים את התוצאה הרצויה ואת גבולות ההחלטה, ומספקים לעובד מידע, כלים ותמיכה. ההגדרה של הגבולות היא המלצה מעשית שלנו, והיא נשענת על העיקרון שהעובד צריך לדעת מה בסמכותו.

חלוקת משימות יכולה להסתכם בבקשה לבצע הוראה מוגדרת. בהאצלה יש גם מרחב לשיקול דעת: העובד יודע אילו החלטות הוא רשאי לקבל בעצמו ומתי עליו לפנות אליכם. אפשר להתחיל בסמכות מצומצמת ולהרחיב אותה אחרי שרואים תוצאות.

כדאי להפריד בין האחריות של העובד לביצוע לבין התפקיד שלכם: הגדרת ציפיות, מתן תמיכה ומעקב. העברת העבודה אינה סיבה להפסיק להתעניין בהתקדמותה. במדריך של בית הספר למנהל עסקים בהרווארד מומלץ לקבוע דרך שבה העובד שואל שאלות ומדווח על התקדמות, בלי להפוך את המעקב למיקרו־ניהול.

מתי האצלה מתאימה לעסק קטן

האצלה רלוונטית כשיש בעסק משימות שאדם נוסף יכול לבצע, בזמן שאתם נדרשים לעסוק בניהול או בפיתוח העסק. לפי אתר העסקים של ממשלת קווינסלנד, בבחירת המשימות להעברה צריך להביא בחשבון את מה שאתם טובים בו, אילו משימות חשובות גוזלות את זמנכם, את חוזקות העובדים ואת ההכשרה והתמיכה שיידרשו להם.

למשל, אפשר לבחון העברה של תיאום פגישות, מעקב אחר הזמנות או הכנת טיוטות ללקוחות. אלה דוגמאות אפשריות, וההתאמה שלהן תלויה בעבודה עצמה ובאדם שיקבל אותה.

לפני ההעברה בדקו שיש לעובד זמן פנוי וידע מתאים. כשחסרה מיומנות, התחילו בהדרכת עובדים.

אם אתם עובדים לבד, אפשר להעביר עבודה לספק חיצוני. זה כרוך בבחירת שירות ובהגדרת ההתקשרות, ולכן כדאי לקרוא על מיקור חוץ לעסק קטן, ולהגדיר בנפרד מה הספק מבצע ואילו החלטות מותר לו לקבל בשמכם.

שאלות לבדוק לפני שמאצילים

בהנחיות הניהול של מדינת מינסוטה מופיעות שאלות שכדאי לשאול לפני העברת משימה. כך אפשר לתרגם אותן לעסק קטן:

• האם יש במשימה יותר מדי סיכון להאצלה ראשונה?
• האם המשימה חשופה מדי, כלומר האם טעות בה תיראה מיד ללקוחות או לגורמים חיצוניים?
• האם לעובד יש הסמכות הנחוצה להשלים אותה?
• האם הציפיות שלכם תואמות את המיומנויות של העובד ואת המיומנויות שהמשימה דורשת?

אתר קווינסלנד מציע תרגיל פשוט: רשמו במה אתם טובים, אילו משימות חשובות לוקחות את זמנכם, האם מישהו אחר יכול לבצע אותן, ואיזו הכשרה או תמיכה הוא יצטרך.

לפי המדריך של מינסוטה, כדאי להישאר זמינים כמשאב לעובד, במיוחד כשצריך לפנות לו דרך או ליצור קשר עם גורם אחר.

למה האצלה דורשת גבולות ותמיכה

לפי אתר קווינסלנד, האצלה יכולה לפנות זמן לאתגרים גדולים יותר, להגביר מעורבות והעצמה של העובדים ולשפר את הפרודוקטיביות. התועלת תלויה בהתאמה בין המשימה לאדם ובבהירות הציפיות.

לפי הרווארד, הטלת משימה בלתי אפשרית מתסכלת את שני הצדדים ולעיתים קרובות מחזירה את העבודה למנהל. עובד שקיבל משימה בלי הכלים או הסמכות הנחוצים עלול להיתקע ולחזור אליכם כדי שתפתרו אותה.

המדריך של הרווארד מוסיף שהעובד צריך לדעת מראש מה עליו להשלים, עד מתי וכיצד תימדד ההצלחה. כדאי גם להסביר לו איך המשימה קשורה למטרות העסק.

בניסיון ראשון כדאי לבחור עבודה שהיקפה ברור, ולציין במפורש אילו חריגים דורשים התייעצות. אפשר גם להשאיר אצלכם את האישור הסופי להחלטה מסוימת, ולהעביר לעובד את איסוף המידע והכנת ההמלצה.

המאמר עוסק בהאצלה ניהולית. לפני מתן הרשאה לחתום או להתחייב בשם העסק, כדאי להתייעץ עם איש מקצוע מתאים.

דוגמה: העברת תיאום הפגישות לעובדת

נניח שאתם מנהלים עסק שנותן שירות בתיאום מראש, ורוצים להעביר לעובדת את הטיפול בקביעת פגישות. אתם מגדירים שהתוצאה הרצויה היא פגישה מאושרת ביומן, עם פרטי השירות שנדרש ופרטי הקשר של הלקוח.

בדוגמה הזאת, העובדת רשאית להציע מועדים פנויים ולשנות פגישה בתוך שעות הפעילות שנקבעו. בקשה לפתיחת מועד נוסף, לשינוי מחיר או לשירות שאינו ברשימה עוברת אליכם.

היא מקבלת גישה ליומן והסבר על משך השירותים, ואתם מסכמים איך תעדכן על מקרים שנותרו פתוחים. בשבועות הראשונים אפשר לקבוע עדכון קצר קבוע, ולהפחית אותו כשהעבודה יציבה.

את התוצאה בודקים לפי ההגדרה שסיכמתם: האם הפגישות תועדו, האם חסרים פרטים והאם העובדת ידעה לזהות בקשה שחורגת מהסמכות שלה. אלה תנאים לדוגמה, שאפשר להתאים לעסק שלכם.

מה לכתוב לפני שמעבירים את המשימה הראשונה

בחרו משימה מוגדרת והכינו תיאור קצר שאפשר לחזור אליו במהלך העבודה. על בסיס העקרונות במקורות, אפשר להשתמש בנוסח הבא ולהתאים אותו לעסק:

המשימה שבאחריותכם היא ___. התוצאה הנדרשת היא ___, עד ___. אתם רשאים להחליט בעצמכם על ___. לפני ___ צריך לקבל ממני אישור. המידע והכלים נמצאים ב___. נעדכן על ההתקדמות ב___.

בקשו מהעובד להסביר במילים שלו מה יעשה ובאילו מקרים יפנה אליכם. את מועד הבדיקה אפשר לשלב בתכנון השבועי של העסק, לפי אופי המשימה.

במהלך העבודה עקבו אחרי ההתקדמות. אחרי שהעבודה הסתיימה, תנו משוב: הערות לתיקון כשצריך, ותודה כשמגיע. לפי הרווארד, כדאי גם לשאול את הצוות אם ההנחיות היו ברורות.

בבדיקה עצמה התייחסו לפער מסוים: מידע שהיה חסר, החלטה שחרגה מהסיכום או תוצאה שדורשת תיקון. שאלו גם אם ההנחיות והתמיכה שלכם הספיקו, ועדכנו את ההגדרה לפני הפעם הבאה.