מהו סדר עדיפויות ומה ההבדל בין חשוב לדחוף
סדר עדיפויות הוא החלטה אילו משימות יקבלו קדימות ואילו ימתינו, יועברו לאחרים או יוסרו מהרשימה. כדי לקבוע אותו, בוחנים מה כל משימה מקדמת ועד מתי צריך לבצע אותה. זו ההבחנה בין חשיבות לדחיפות, שמופיעה גם במודל ניהול הזמן של פרנקלין קובי.
חשיבות מתארת את התרומה של המשימה למטרות שלכם. דחיפות מתארת כמה קרוב המועד שבו נדרש לפעול. משימה יכולה להיות חשובה גם כשאין לה מועד קרוב, ולכן צריך להקצות לה זמן במכוון.
פרנקלין פלאנר מגדירים תעדוף כזיהוי של הערך המתאים ושל הסדר המתאים לכל פעולה. לפי ההגדרות באתר שלהם, דחיפות היא לחץ שמונע על ידי זמן, וחשיבות היא רצון שמונע על ידי ערך. ההבדל הזה מסביר למה משימה שמצלצלת בקול רם אינה בהכרח המשימה שמקדמת את העסק. פירוט נוסף מופיע בעמוד ההסמכה של פרנקלין פלאנר.
בעסק קטן, אפשר לבחון כל משימה באמצעות שלוש שאלות:
- מה יקרה אם המשימה תידחה?
- איזו מטרה היא מקדמת?
- האם עבודה אחרת מחכה להשלמתה?
התשובות עוזרות לבחור את הפעולה הבאה ולהסביר את הבחירה גם לעובדים או לשותפים. אם אתם מחפשים מסגרת רחבה יותר לארגון היום, אפשר לקרוא על ניהול זמן בעסק קטן.
| סוג המשימה | משמעות הסיווג | כיוון פעולה |
|---|---|---|
| חשובה ודחופה | מקדמת מטרה חשובה ודורשת טיפול במועד קרוב | לבחון טיפול מיידי בהתאם להשלכות הדחייה |
| חשובה ואינה דחופה | מקדמת מטרה חשובה בלי דרישה מיידית לביצוע | להקצות לה זמן מראש |
| דחופה ואינה חשובה | דורשת תשומת לב קרובה אך תרומתה למטרות נמוכה | לבחון צמצום טיפול או העברה לאחרים |
| אינה חשובה ואינה דחופה | תרומתה למטרות נמוכה ואין צורך קרוב בביצוע | לבחון דחייה או הסרה מהרשימה |
מקור: פרנקלין פלאנר, מודל החשיבות והדחיפות (כיווני הפעולה הם עיבוד מעשי)
ארבעה סוגי משימות לפי חשיבות ודחיפות
פרנקלין פלאנר מחלקים פעולות לארבעה רבעים לפי שני צירים: חשוב או לא חשוב, ודחוף או לא דחוף. החלוקה נותנת שפה משותפת לשיחה על מה לעשות עכשיו ומה לא.
- חשובה ודחופה: משברים ומועדי מסירה, למשל תקלה שמונעת מלקוח לעבוד.
- חשובה ואינה דחופה: תכנון והכנה, למשל בניית הצעות מחיר מסודרות או תכנון השבוע הבא.
- דחופה ואינה חשובה: הפרעות ודחיפויות של אחרים, למשל הודעה שמצפה לתשובה מיידית אבל אינה קשורה ליעדים שלכם.
- אינה חשובה ואינה דחופה: עיסוקים שוליים ועבודת סרק.
הטבלה שבהמשך מסכמת את הסיווג. עמודת כיווני הפעולה היא עיבוד מעשי שלנו, ולא ציטוט מהמקור.
הסיווג הוא כלי עזר לחשיבה. אותה משימה יכולה לעבור בין רבעים: הצעה שנשארה בלי מועד מתחילה כחשובה ולא דחופה, והופכת לחשובה ודחופה ביום שבו הלקוח מבקש אותה.
למה המועד הקרוב לא תמיד קובע
נניח שהגיעה בקשה לשינוי קוסמטי בתמונה לפרסום, ובמקביל צריך להכין הצעה ללקוח שממתין לה כדי להחליט. אם הבקשה לתמונה אינה קשורה למועד פרסום מחייב, וההצעה נדרשת היום, יש בסיס להקדים את ההצעה. הדחיפות נבחנת לפי הנסיבות וההשלכות של ההמתנה.
גם עבודה שאין לה מועד קרוב זקוקה למקום ביומן. פרנקלין קובי מדגישים הקצאת זמן לפעולות חשובות שאינן דחופות, כגון תכנון והכנה, לצד האפשרות לדחות משימות אחרות או להעביר אותן לאחרים. זו ההמלצה בהסבר על ניהול זמן ואנרגיה.
באתר של פרנקלין קובי מופיע גם הרעיון של "סלעים גדולים": שומרים בכל שבוע זמן לעבודה החשובה, כדי שהיא לא תידחק החוצה בגלל משימות דחופות פחות חשובות. לפי אותו עמוד, התועלת הגדולה ביותר מהזמן מגיעה מעיסוק בדברים חשובים שאינם דחופים, כמו תכנון, חשיבה יצירתית ולמידה.
אפשר ליישם זאת באמצעות קביעת מועד לעבודה החשובה כבר במהלך התכנון השבועי של העסק. כתבו מה אמור להיות מוכן בסיום הזמן שהקצבתם: למשל, טיוטת הצעה שאפשר לשלוח, במקום משימה כללית כמו "לטפל במכירות".
אם אתם מגלים שאתם דוחים שוב ושוב דווקא את המשימה החשובה, כדאי לקרוא על דחיינות בעסק קטן.
מה עושים כשכמה משימות חשובות באותה מידה
בדקו תחילה אם יש משימה שהשלמתה מאפשרת לאחרות להתחיל. במדריך התעדוף של אטלסיאן מומלץ לציין במפורש קשרי תלות בין משימות ולהתחשב בהם בדירוג. המדריך גם מציע להגדיר אילו משימות אפשר לדחות או להסיר בלי לפגוע בהצלחת הפרויקט. ראו את תרגיל קביעת סדר המשימות לצוות.
לפי אותו מדריך, כדאי לרשום ליד כל משימה אם והיכן היא קשורה למשימות אחרות. טיפ נוסף בו: לא לדרג נמוך משימה שהרבה משימות אחרות תלויות בה.
נניח שעובד מחכה לאישור שלכם לפני שיוכל לשלוח הזמנה לספק. גם אם האישור קצר ופשוט, יש סיבה להקדים אותו למשימה עצמאית שאין לה מועד קרוב: עד שתאשרו, העבודה של העובד ממתינה. אורך המשימה לבדו אינו קובע את מיקומה.
קו "אפשר לוותר"
אטלסיאן מציעים לצוות למתוח קו בתוך הרשימה: מתחתיו נמצאות משימות שאפשר להפיל או לוותר עליהן בלי שהפרויקט ייכשל. המדריך ממליץ גם לתעד את הקריטריונים לקו הזה, כדי שאפשר יהיה להפעיל אותם על בקשות חדשות בהמשך.
כאשר שתי משימות עדיין מתחרות על אותו זמן, נסחו מה יידחה בעקבות הבחירה ובדקו אם אפשר לשנות את היקף העבודה או את מועד המסירה. אם מישהו אחר יכול לקבל אחריות על אחת מהן, הגדירו מה הוא צריך למסור ומתי. המאמר על האצלת סמכויות בעסק קטן עוסק בחלוקת האחריות הזאת.
דוגמה לסדר עבודה ביום עמוס
נניח שאתם מנהלים עסק לשירותי עיצוב. לקוח אינו יכול להשתמש בקובץ שמסרתם, עובדת ממתינה לאישור כדי להמשיך בפרויקט, וברשימה מופיעים גם הכנת הצעה חדשה ורענון תיק העבודות. לצורך הדוגמה, התקלה מונעת מהלקוח לפרסם היום, וההצעה נדרשת למחר.
סדר אפשרי הוא לברר את התקלה ולטפל בה, לתת לעובדת את האישור הדרוש, ואז להכין את ההצעה. לרענון תיק העבודות אפשר לקבוע זמן בהמשך השבוע, בהנחה שהוא משרת את יעד המכירות שלכם. זהו תרחיש היפותטי; שינוי במועד המסירה או בחומרת התקלה עשוי לשנות את הסדר.
בתרגום לארבעת הסוגים: התקלה חשובה ודחופה, האישור לעובדת חוסם עבודה של אחר ולכן עולה בדירוג, ההצעה חשובה ועומדת להפוך לדחופה, ורענון התיק חשוב ואינו דחוף, ולכן מקבל זמן קבוע בהמשך השבוע.
לפני שמתחילים, רשמו ליד המשימה שנבחרה מה נחשב לסיום שלה. אם חסר מידע או אישור חיצוני, רשמו ממי צריך לקבל אותו ומה אפשר לקדם בינתיים. כשנכנסת בקשה חדשה, השוו אותה למשימה שכבר בחרתם לפי המועד, ההשפעה והתלות בעבודה אחרת.
שגרה קצרה לקביעת סדר עדיפויות
אפשר להפעיל את השיטה בעשר עד חמש עשרה דקות בתחילת היום או השבוע. השלבים:
- רשמו את כל המשימות הפתוחות במקום אחד, כל משימה בשורה נפרדת.
- ליד כל משימה כתבו מועד, מטרה שהיא מקדמת ומשימות אחרות שתלויות בה.
- סמנו אילו משימות חשובות ואילו דחופות, והעבירו לראש הרשימה את אלו שחוסמות עבודה של אחרים.
- הקצו שעות ביומן לעבודה חשובה שאינה דחופה, ושמרו את הזמן הזה גם ביום עמוס.
- מתחו קו "אפשר לוותר" ובחרו מה נדחה, מה מועבר לאחר ומה יוצא מהרשימה.
- רשמו לכל משימה שנבחרה מה נחשב לסיום שלה.
בסיום, בדקו שבראש הרשימה יש מספר קטן של משימות שאפשר באמת לבצע באותו יום. אם הרשימה עדיין ארוכה מדי, חזרו לשלב החמישי ובדקו מה אפשר להוריד. את העבודה עצמה אפשר לחלק למקטעים קצרים בעזרת שיטת פומודורו.
כשנכנסות בקשות באמצע היום, השוו אותן לקריטריונים שרשמתם ולא להרגשה של הרגע. הקריטריונים הכתובים מקלים גם על הסבר ההחלטה לעובדים, לשותפים ולקוחות.
