דחיינות: מה זה, למה זה קורה ואיך זה פוגע בעסק קטן

דחיינות: מה זה בעצם

דחיינות (procrastination) היא מצב שבו אתם מחליטים לעשות משהו, יודעים שעדיף לעשות אותו עכשיו, ובכל זאת דוחים אותו. במחקר הפסיכולוגי היא מתוארת ככשל נפוץ בוויסות עצמי. הנקודה המרכזית: הדחייה לא משרתת אתכם, ולרוב אתם יודעים את זה כבר ברגע שאתם דוחים.

לכן לא כל דחייה היא דחיינות. אם החלטתם לחכות עם הזמנת מלאי עד שתקבלו הצעת מחיר נוספת, זו החלטה עסקית. אם הצעת המחיר כבר אצלכם שבוע ואתם לא פותחים את המייל, כנראה שמדובר בדחיינות.

מבחן פשוט: שאלו את עצמכם "למה אני לא עושה את זה עכשיו". אם התשובה היא תחושה ("אין לי כוח", "זה מלחיץ", "זה משעמם") ואין מאחוריה נימוק ענייני, כנראה שמדובר בדחיינות.

למה דוחים: רגש, יותר מזמן

קל לחשוב שדחיינים פשוט לא יודעים לנהל זמן. החוקרים פושיה סירואה וטים פיצ'יל טוענים במאמר מ־2013 שהדחיינות נובעת במידה רבה מניסיון לשפר את מצב הרוח ברגע: כשמשימה מעוררת תחושה לא נעימה, הדחייה מביאה הקלה מיידית. המחיר, לדבריהם, נופל בעיקר על "העצמי העתידי", זה שיצטרך להתמודד עם המשימה מאוחר יותר.

פיצ'יל מתאר את הדחיינות כבעיה של ויסות רגשות. הרגשות שמהם בורחים יכולים להיות חרדה, שעמום, תסכול או טינה. הבעיה היא שהמשימה נשארת, ואיתה חוזרת גם התחושה, הפעם עם פחות זמן.

מה מנבא דחיינות

מטה־אנליזה של פירס סטיל מ־2007, שהתבססה על 691 מתאמים ממחקרים קודמים, מצאה שהמנבאים החזקים והעקביים ביותר לדחיינות הם:

• כמה המשימה לא נעימה: ככל שהיא מעיקה יותר, דוחים יותר.
• כמה רחוק המועד: תגמול או עונש רחוקים משפיעים פחות מהנאה מיידית.
• מסוגלות עצמית: מי שלא בטוח שיצליח במשימה נוטה לדחות אותה.
• אימפולסיביות.
• מצפוניות והמרכיבים שלה: שליטה עצמית, נטייה להסחה, סדר ומוטיבציה להישגים.

לעומת זאת, סטיל מצא קשר חלש בלבד בין דחיינות לבין נוירוטיות, מרדנות וחיפוש ריגושים. כלומר, הרבה תלוי באופן שבו המשימה בנויה ובמה שאתם מרגישים מולה.

איך דחיינות נראית בעסק קטן

בעסק קטן אין מנהל שיזכיר לכם מועד, ורוב המשימות הלא נעימות נופלות עליכם. לכן דחיינות מופיעה בעיקר במשימות שאין להן דדליין חיצוני ברור, או שיש להן דדליין שנראה רחוק. הנה כמה דוגמאות היפותטיות:

ברוב המקרים הקושי הטכני קטן. משימה של עשר דקות, כמו שליחת מייל תזכורת לתשלום, יכולה להידחות שבועות בגלל אי־הנוחות שהיא מעוררת. כדי להחליט מה לטפל בו קודם, אפשר לעיין במדריך ניהול זמן בעסק קטן.

נניח שדנה, מעצבת גרפית עצמאית, דוחה כבר שלושה שבועות פנייה ללקוח שחייב לה כסף. בכל יום היא "מתכוננת" לנסח את ההודעה המושלמת. ההודעה עצמה הייתה לוקחת חמש דקות. מה שעוצר אותה הוא החשש מהשיחה.

למי זה רלוונטי ומתי לפנות לאיש מקצוע

כמעט כל אחד דוחה משימות מדי פעם, ולכן הנושא רלוונטי לרוב בעלי העסקים. הוא חשוב במיוחד אם:

• אתם עובדים לבד, בלי מבנה חיצוני של ישיבות ומועדים.
• אתם בשלב פתיחת העסק, כשיש הרבה משימות חדשות שאתם לא בטוחים איך לבצע.
• אתם עובדים מהבית, עם הרבה הסחות זמינות.
• אתם שמים לב שאותן משימות חוזרות לרשימה שבוע אחרי שבוע.

מתי זה כבר יותר מהרגל? אם הדחייה פוגעת שוב ושוב בהכנסה, בבריאות או ביחסים, או אם היא מלווה בחרדה, בדכדוך מתמשך או בקושי ריכוז כללי, כדאי לדבר עם רופא משפחה או עם איש מקצוע בתחום בריאות הנפש.

מחקרים מצאו קשר בין דחיינות לבין תסמינים של הפרעת קשב, חרדה ודיכאון. במצבים כאלה טיפים לניהול זמן לבדם לרוב לא מספיקים. התוכן כאן הוא מידע כללי ואינו תחליף לאבחון.

טעויות נפוצות במאבק בדחיינות

להלקות את עצמכם

ביקורת עצמית נשמעת כמו מניע טוב, אבל המחקר מצביע על הכיוון ההפוך. במחקר של מייקל וול (Wohl), פיצ'יל ובנט מ־2010 השתתפו 134 סטודנטים בשנה ראשונה. מי שסלחו לעצמם על הדחיינות לפני סבב המבחנים הראשון דיווחו בהמשך על פחות רגשות שליליים, ודחו פחות לפני הסבב הבא.

זה מחקר על קבוצה קטנה של סטודנטים, ולא ניסוי מבוקר, אבל הוא מתיישב עם דבריו של פיצ'יל: "הבעיה היא לא הדחייה. הבעיה היא האשמה העצמית וההתנתקות הרגשית".

לחכות למצב רוח מתאים

ההנחה ש"אעשה את זה כשיהיה לי כוח" היא בדיוק המנגנון של הדחיינות. פיצ'יל מזכיר שאף אחד לא אמר שצריך לחכות עד שיתחשק לכם: אפשר להתחיל גם בלי חשק. אפשר גם לקבוע מראש מה ייעשה ומתי, באמצעות תכנון שבועי לעסק קטן.

לנסות לתקן הכול בבת אחת

אפליקציה חדשה, יומן חדש ותוכנית שבועית מפורטת ביום אחד מרגישים כמו התקדמות, אבל לפעמים הם בעצמם סוג של דחייה. עדיף שינוי קטן אחד שמחזיק מאשר מערכת שלמה שננטשת אחרי שבוע. כדי לבדוק אם השינוי עוזר, אפשר להתחיל עם מדידת פרודוקטיביות בעסק קטן.

לבלבל דחיינות עם עומס

אם יש לכם באמת יותר עבודה ממה שאפשר לבצע, הפתרון הוא תעדוף, ויתור או העברת משימות למישהו אחר. במקרה כזה כדאי לבדוק אם מיקור חוץ של חלק מהמשימות מתאים לכם.

איך מתחילים לצמצם דחיינות: שבעה צעדים מעשיים

הצעדים האלה נשענים על הממצאים שלמעלה: להפחית את אי־הנעימות של המשימה, לקרב את התגמול ולהקטין את ההסחות.

1. זהו את המשימה ואת התחושה. כתבו את המשימה שנדחית, ולידה במילה אחת מה היא מעוררת: מבוכה, שעמום, פחד, בלבול. כשאתם יודעים ממה אתם בורחים, קל יותר לבחור פתרון.
2. הגדירו את הפעולה הבאה הקטנה. "לטפל בחובות" היא כותרת, לא פעולה. "לפתוח את קובץ החשבוניות ולסמן מי לא שילם" היא פעולה. פיצ'יל ממליץ לשאול מה הצעד הבא שצריך לעשות כדי להתחיל, ולהתמקד רק בו.
3. תכננו "אם־אז". כוונות יישום (implementation intentions) הן תוכניות בנוסח "אם השעה 9:00 ביום ראשון, אז שולחים את התזכורות לתשלום". מטה־אנליזה משנת 2021 על שילוב השיטה עם "ניגוד מנטלי" (MCII) מצאה שהשילוב משפר השגת מטרות.
4. קבעו זמן קצוב. החליטו לעבוד על המשימה 15 או 25 דקות בלבד. גבול ברור מקטין את התחושה שהמשימה אינסופית, ואחרי שהתחלתם לרוב קל יותר להמשיך.
5. הרחיקו הסחות. סגרו רשתות חברתיות והתראות בזמן שהקצבתם. לדברי פיצ'יל, קפיצה בין משימות מול מסכים מקשה מאוד על הריכוז.
6. קרבו את התגמול. מועד רחוק מניע פחות. צרו מועד ביניים (למשל, לשלוח טיוטה ללקוח עד יום שלישי) או תגמול קטן מיד אחרי הביצוע.
7. סלחו לעצמכם וחזרו למסלול. אם דחיתם, רשמו מועד חדש והמשיכו, בלי חשבון נפש ארוך. לפי המחקר על סליחה עצמית, זה עשוי להקטין את הדחייה הבאה.

כדי שהצעדים יחזיקו לאורך זמן, הם צריכים לשבת בתוך שגרה שבועית קבועה. אפשר להיעזר במדריך שלנו לבניית לוח זמנים לעסק קטן ולשבץ בו מראש חלון קבוע למשימות שאתם נוטים לדחות, כמו גבייה, מסמכים ופניות ללקוחות.

שאלות נפוצות

האם דחיינות היא עצלנות?

לא בהכרח. המחקר מתאר דחיינות ככשל בוויסות עצמי שקשור להתחמקות מרגש לא נעים, ודחיינים יכולים לעבוד קשה מאוד על משימות אחרות באותו זמן.

האם דחיינות קשורה להפרעת קשב?

מחקרים מצאו שאנשים עם יותר תסמינים של הפרעת קשב מדווחים על יותר דחיינות, אבל דחיינות לבדה לא מעידה על הפרעה. אם היא מלווה בקשיי ריכוז כלליים או במצוקה, כדאי לפנות לרופא או לאיש מקצוע לאבחון.

מה ההבדל בין דחיינות לתעדוף?

בתעדוף אתם דוחים משימה כי משהו אחר חשוב יותר, וקובעים לה מועד חדש. בדחיינות אין סיבה עניינית לדחות, ואתם יודעים שהדחייה תזיק.

האם עבודה בלחץ של דדליין יכולה להיות שיטה?

יש מי שמרגישים שהם עובדים טוב יותר בלחץ, אבל לפי סירואה ופיצ'יל המחיר של הדחייה נופל על העצמי העתידי, והיא קשורה לבריאות ולרווחה פחותות. בעסק, דדליין שמתפספס יכול לעלות גם בלקוחות או בכסף.