פרודוקטיביות: מה פירוש המושג ואיך מודדים תפוקה בעסק קטן

מהי פרודוקטיביות ואיך היא נמדדת

פרודוקטיביות, או פריון, היא היחס בין התוצרים שהופקו לבין המשאבים שנדרשו להפקתם. התוצרים יכולים להיות מוצרים או שירותים; המשאבים יכולים לכלול זמן עבודה, ציוד וחומרים. זו ההגדרה שמציג משרד הסטטיסטיקה של העבודה בארצות הברית, שמתאר פרודוקטיביות כיחס בין תפוקה לתשומה. לפי אותו מקור אפשר למדוד אותה ברמת עובד בודד, חברה, ענף או כלכלה שלמה.

פריון העבודה מתמקד בתפוקה ביחס לעבודה שהושקעה בה, למשל מספר הזמנות שהושלמו לכל שעת עבודה. הבנק המרכזי של אוסטרליה מסביר שאי אפשר לראות פרודוקטיביות ישירות: מחשבים אותה כשמחלקים מדד של תפוקה במדד של תשומות. הוא נותן דוגמה של עובד שמייצר 120 בובות בשבוע של 40 שעות, כלומר 3 בובות לשעה.

נוסחת התחלה פשוטה לעסק: תפוקה שהושלמה חלקי שעות העבודה שנדרשו לה. כדי להשתמש בה, צריך להגדיר מה סופרים ומה נחשב להשלמה: מוצר שנארז ונבדק, למשל, או טיפול בפנייה שנסגרה.

הגדלת מספר שעות העבודה יכולה להגדיל את התפוקה הכוללת גם בלי לשפר את התפוקה לשעה. לפי ההסבר על שינוי בפריון, שיפור מתקבל כאשר מפיקים יותר באותם משאבים, או אותה תפוקה בפחות משאבים.

מה ההבדל בין פרודוקטיביות לניהול זמן

לצורך העבודה בעסק, אפשר להפריד בין בחירת המשימות וסידורן ביומן לבין מדידת התוצרים שהושלמו ביחס לזמן שהושקע. ניהול זמן בעסק קטן עוזר לכם לעסוק בשאלה מה קודם; מדידת תפוקה עוזרת לבחון תהליך מסוים לאורך זמן.

למשל, אפשר להקדיש זמן להכנת הצעות מחיר ולספור כמה מהן הושלמו. כדי להעריך את התועלת העסקית שלהן, כדאי לעקוב בנפרד גם אחר ההמשך: האם ההצעות התאימו לבקשות והאם התקבלו הזמנות. מספר ההצעות לשעה לבדו אינו עונה על השאלות האלה.

המדידה רלוונטית גם לעצמאים שעובדים לבד וגם לצוות קטן. נוח להתחיל בפעילות שחוזרת על עצמה ושאפשר להגדיר לה תוצר ברור, כמו אריזה, הכנת מסמך מסוג קבוע או טיפול בבקשות דומות. בעבודות שונות מאוד זו מזו, רצוי להפריד בין סוגי העבודה לפני שמשווים.

דוגמה היפותטית: אותה כמות הזמנות בפחות זמן

נניח שעסק השלים אריזה ובדיקה של 24 הזמנות דומות במשך 6 שעות עבודה. התפוקה הייתה 4 הזמנות לשעה. בתקופה אחרת, לאחר שינוי בסידור חומרי האריזה, נניח שהושלמו 24 הזמנות דומות במשך 4 שעות עבודה: 6 הזמנות לשעה. המספרים הם דוגמה היפותטית המבוססת על שיטת החישוב שמציג הבנק המרכזי של אוסטרליה, שבה מחלקים את התפוקה בשעות העבודה.

לפני שמסיקים שהשינוי מועיל, בדקו שהחישוב כולל גם את הכנת העמדה והתיקונים. אם חלק מהעבודה הועבר לאדם אחר, כללו גם את שעותיו. בדקו בנפרד אם היו טעויות באריזה או פניות לקוחות בעקבותיהן.

אפשר לבדוק את אותה דוגמה גם בכיוון ההפוך. אם בתקופה השלישית הושלמו 24 הזמנות ב־8 שעות, הפריון ירד ל־3 הזמנות לשעה, גם אם העסק עדיין עמד בכל המשלוחים. הנתון הזה לא מסביר למה זה קרה, אבל הוא מראה איפה כדאי לחפש.

תפוקה גבוהה ופרודוקטיביות נמוכה: שלוש דוגמאות

תפוקה ופרודוקטיביות אינן אותו דבר. לפי הדוגמאות של משרד הסטטיסטיקה של העבודה האמריקאי, התפוקה יכולה לעלות בזמן שהפרודוקטיביות יורדת, אם התשומות גדלות מהר יותר.

• בענף שבו התפוקה עלתה ושעות העבודה ירדו, פריון העבודה עלה.
• בענף שבו התפוקה ירדה אבל שעות העבודה ירדו יותר, פריון העבודה עלה.
• בענף שבו גם התפוקה וגם שעות העבודה עלו, אבל השעות עלו מהר יותר, פריון העבודה ירד.

אפשר להעתיק את ההיגיון הזה לעסק קטן. נניח שעסק שכר עובד נוסף בתקופת מבצעים והשלים יותר הזמנות מבעבר. אם מספר השעות הכולל גדל בשיעור גבוה יותר מכמות ההזמנות, הפריון לשעה ירד, אף שהמכירות עלו. זה לא בהכרח רע, כי יתכן שהעסק רצה לצמוח, אבל כדאי לדעת מה קרה.

הטבלה שלמעלה מסכמת את ארבעת המצבים הבסיסיים: תפוקה עולה או יורדת, ותשומות קבועות, גדלות או פוחתות.

אילו גורמים משפיעים על פריון העבודה

לפי משרד הסטטיסטיקה של העבודה האמריקאי, פריון העבודה, כלומר תפוקה לשעה, מושפע מהתקדמות טכנולוגית, מכישורי העובדים, מדרכי הניהול, מיתרונות לגודל ומשימוש ביותר תשומות שאינן עבודה. הבנק המרכזי של אוסטרליה מונה רשימה דומה: כישורים, טכנולוגיה, כמות ואיכות של ציוד, ושיטות ניהול.

המשמעות לעסק קטן היא שאפשר לשפר פריון בכמה דרכים שונות. אפשר ללמוד כלי חדש, לסדר מחדש את העמדה, להכין חומרים מראש או לקנות ציוד. כל שינוי כזה משפיע על המספר, ולכן כשהנתון משתנה, כדאי לברר מה בדיוק שונה.

המקור האמריקאי מבחין גם בין פריון העבודה לבין פריון רב־גורמי. דוגמה מהמקור: חקלאי שקונה טרקטור מכפיל את פריון העבודה שלו, אבל הפריון הרב־גורמי לא מוכפל, כי הטרקטור נחשב תשומה נוספת. בעסק קטן זה אומר שציוד חדש יכול להעלות את התפוקה לשעה, ועדיין לא להוכיח שהעסק עובד בצורה יעילה יותר, כי עלות הציוד היא חלק מהמשאבים.

בשביל לבחון אם השקעה כזאת משתלמת, אפשר להיעזר במחשבון החזר השקעה בחודשים.

מה לבדוק לפני שמשווים תוצאות

פריון העבודה מושפע גם מציוד, מטכנולוגיה ומאופן ארגון העבודה, ולא רק מהמאמץ של העובדים. לכן, כשנתון משתנה, בדקו גם מה השתנה בתהליך ובמשאבים שעמדו לרשותכם.

למעקב פנימי מועיל, שמרו על אותה הגדרת תוצר ואותו היקף של שעות עבודה בכל השוואה. ציינו ליד הנתונים חריגים כמו הזמנה מורכבת במיוחד, תקלה בציוד או זמן שהוקדש ללימוד התהליך. כך תוכלו לפרש את המספר בלי לייחס כל שינוי לשיטת העבודה.

אפשר להתחיל מרישום פשוט של סוג העבודה, התוצרים שהושלמו, הזמן שהושקע והתיקונים שנדרשו. בחרו שינוי ממוקד לבחינה, למשל הכנת החומרים מראש, והחליטו מתי תבדקו שוב את הנתונים. את זמן הבדיקה וההכנה אפשר לשלב בתוך לוח הזמנים של העסק.

אם הכמות לשעה עולה והאיכות נפגעת, בדקו מחדש את הגדרת ההשלמה. אם נחסך זמן באמצעות שירות בתשלום, בחנו גם את העלות שלו לפני החלטה קבועה.