מנהל מכירות: תחומי אחריות, מדדים ושגרת עבודה לצוות קטן

מה עושה מנהל מכירות ועל מה הוא אחראי

מנהל מכירות אחראי לתכנון פעילות המכירה ולניהול האנשים שמבצעים אותה. התפקיד כולל קביעת יעדים, מעקב אחר ביצועים, הכשרת עובדים וטיפול בחסמים בדרך לעסקה. היקף האחריות משתנה לפי העסק, ובארגונים גדולים הוא עשוי לכלול גם ניהול מנהלים אזוריים וקשר עם מפיצים, כפי שמתארת הלשכה האמריקאית לסטטיסטיקה של העבודה.

בעסק קטן כדאי לתרגם את ההגדרה הזאת לאחריות כתובה: מי מחלק פניות, מי מחליט אילו עסקאות מקבלות עדיפות ומי מאשר הנחה חריגה. הגדירו גם מי מטפל בלקוח אחרי ההזמנה. כשגבולות האחריות ברורים, אפשר לברר מדוע עסקה התעכבה ולמי יש סמכות לקדם אותה.

המנהל עשוי להשתתף בפגישות ולסייע בסגירת עסקאות מורכבות. עם זאת, בהגדרת התפקיד השאירו זמן מוגדר להדרכה, לבדיקת הנתונים ולתכנון העבודה של שאר הצוות. אם אתם מצפים ממנו להחזיק גם תיק לקוחות אישי, כתבו מה היקפו ואיך תיבחן האחריות הניהולית לצד המכירות האישיות. את שלבי ההדרכה אפשר לבנות לפי מדריך הדרכת עובדים בעסק קטן.

לפני גיוס, נסחו את הבעיה שאתם רוצים לפתור: פניות שמוזנחות, עובדים שזקוקים להדרכה או חוסר יכולת להעריך מכירות עתידיות. הבדיקה הזאת תעזור לכם להחליט אם נחוץ מנהל, עובד מכירות נוסף או קודם כול תהליך מכירה מסודר לעסק קטן.

איך מגדירים תפקיד ארצי, תפקיד שטח וניהול מוקד

כותרת המשרה אינה מספיקה כדי להבין את העבודה. לצורך הגדרת התפקיד בעסק שלכם, פרטו את אזור הפעילות, סוג הלקוחות, ערוץ המכירה והעובדים שיהיו כפופים למנהל. כתבו אם הוא מקבל צוות קיים או נדרש לגייס ולבנות אותו, ואם האחריות כוללת לקוחות קיימים לצד גיוס לקוחות חדשים. אם צריך לבנות צוות, אפשר להיעזר במדריך גיוס והכשרת נציגי מכירות.

אפשר להשתמש בחלוקה הבאה כבסיס לכתיבת המשרה. זו הצעה לחלוקת אחריות, והתאמה למבנה העסק נדרשת, כי הכותרת לבדה לא קובעת מה כלול בתפקיד.

אם אתם מפרסמים מודעה בנוסח ״דרוש מנהל מכירות ארצי״ או ״דרוש מנהל מכירות שטח״, הוסיפו סמכויות ממשיות. האם המנהל רשאי לשנות חלוקת לקוחות, לאשר תנאים מסחריים או להציע גיוס? התשובות מאפשרות למועמדים להבין את המשרה ולכם לבחון התאמה על בסיס העבודה הצפויה. כדאי להכיר גם את נקודת המבט של מי שבוחרים תפקיד ראשון ובודקים שכר.

איך בונים יעדי מכירות שאפשר לתכנן לפיהם עבודה

התחילו בהגדרת התוצאה: מה אתם מבקשים למכור, לאילו לקוחות ובאיזו תקופה. החליטו מה נחשב מכירה לצורכי הניהול שלכם, למשל הזמנה מאושרת או עסקה ששולמה. תעדו תקבולים בנפרד אם הם מתקבלים במועד אחר, כדי שהצוות לא יערבב בין התקדמות מסחרית לכסף שנכנס.

לאחר מכן בחנו את העסקאות הקודמות: כמה נסגרו, מה היה ערכן וכמה זמן עבר עד הסגירה. תיעוד ביצועי המכירות של Salesforce כולל מדדים של גודל עסקה ממוצע, ימים ממוצעים עד סגירה ושיעור זכייה מתוך עסקאות שהוכרעו. אלה יכולים לשמש בסיס לתכנון מתוך נתוני המכירות.

נניח, לצורך המחשה בלבד, שאתם רוצים להגדיל את המכירות מלקוחות חדשים. בדקו אילו עסקאות קיימות עשויות להבשיל בתקופה המתוכננת, ואילו פניות חדשות צריך להתחיל לטפל בהן עכשיו. הפרידו בין יעד העסקאות הקרובות לבין העבודה שנועדה להכין את התקופה הבאה.

חלקו את היעד לפי אזורים, סוגי לקוחות או עובדים, והסבירו על אילו הנחות החלוקה מבוססת. בבדיקה המשותפת שאלו אם קיימים מלאי, זמן אספקה וכוח אדם שיאפשרו לעמוד בהתחייבויות. כתבו גם מתי תבחנו מחדש את התוכנית, למשל בעקבות שינוי במוצר או בערוץ שמביא פניות.

כשאין היסטוריית מכירות מסודרת, הגדירו תוכנית ראשונית והבהירו אילו הנחות עדיין צריך לבדוק. אספו נתונים לפני שאתם מתייחסים לקצב העבודה הראשוני כאל יכולת קבועה של הצוות.

אילו מדדים להציג בדוח המכירות

בחרו מדדים שמובילים להחלטה ברורה. ליד כל מדד כתבו מה מקור הנתונים, אילו עסקאות נכללות ומהי תקופת המדידה. בדוח הראשוני אפשר להתמקד במדדי הסגירה המתועדים ב־Salesforce, ולהוסיף מעקב אחר המשימה הבאה בכל עסקה לפי צורכי העסק.

הפרידו בין שיעור זכייה בעסקאות לבין יחס המרה של פניות ללקוחות. בראשון המכנה הוא עסקאות שהוכרעו; בשני עליכם להגדיר קבוצת פניות ולעקוב אחר תוצאותיה. אל תחלקו אוטומטית את המכירות של החודש בפניות שהגיעו באותו חודש, אם המכירות נבעו מפניות ישנות יותר.

לצורך חישוב בין שלבים תוכלו להיעזר במחשבון יחס המרה, לאחר שהגדרתם איזו קבוצה אתם מודדים. בהשוואה בין עובדים בדקו גם את מקור הפניות, הוותק וסוג הלקוחות, והציגו לצד האחוזים את מספר העסקאות שעליו הם מבוססים.

איך לנהל עסקאות פתוחות ולהכין תחזית

צבר העסקאות הוא תמונת המצב של הזדמנויות המכירה לאורך התהליך. הוא מציג באיזה שלב נמצאת כל עסקה ומאפשר לזהות עיכובים והמשך טיפול נדרש. לפי ההסבר של Salesforce על ניהול צבר עסקאות, המעבר בין שלבים צריך להישען על תנאים מוגדרים להשלמת השלב הקודם.

הגדירו שלבים שמתאימים למכירה שלכם, כגון בירור התאמה, פגישה, הצעה ומשא ומתן. לכל שלב כתבו תנאי כניסה או יציאה שאפשר לבדוק. למשל, בשלב ההצעה דרשו תיעוד של הצורך שסוכם עם הלקוח ושל ההצעה שנשלחה אליו, לפי אופי השירות.

בכל עסקה תעדו אחראי, סכום משוער, איש קשר, מועד החלטה צפוי ומשימת המשך. אם מועד ההחלטה מבוסס על הערכת העובד, ציינו זאת. אם הלקוח מסר מועד, תעדו מתי התקבל העדכון ומה עוד נדרש לפני החלטה.

לצורך התחזית, עברו על העסקאות שהמנהל מצפה לסגור ובקשו הסבר לכל אחת: מי צריך לאשר, מה עדיין פתוח ואיזה אירוע צפוי לקדם אותה. הציגו בנפרד עסקאות שיש בהן התקדמות מתועדת ועסקאות שתלויות בתנאים שטרם התבררו. סכום העסקאות הפתוחות משקף אפשרויות מכירה, ולכן בחנו כל תחזית מול מצב העסקאות בפועל.

בעסקה שמועד סגירתה נדחה, בקשו עדכון מה השתנה ומה נעשה עד הבדיקה הבאה. אפשר לקבוע מועד לחזרה ללקוח, להעביר את העסקה להמשך טיפול עתידי או לתעד את סיבת סיום הטיפול.

איך בונים שגרת ניהול שמקדמת את העובדים

קבעו ביומן זמן לבדיקת עסקאות וזמן נפרד להדרכה אישית. במדריך ניהול המכירות של HubSpot נכללים משוב אישי, תרגול והדרכת עובדים בין תחומי האחריות של המנהל. המדריך מציע גם עדכון יומי קצר וסקירת דוחות ביצועים עם העובדים, ואפשר לקרוא עוד בהנחיות לניהול ולהדרכת צוות מכירות.

אפשר להתחיל בשגרה הבאה ולהתאים את תדירותה לקצב העבודה בעסק:

1. בתחילת יום העבודה עברו על משימות שהגיע מועדן, פניות ללא אחראי והתחייבויות ללקוחות. חלקו טיפול וקבעו מועד לעדכון.
2. בישיבת העסקאות התמקדו בהזדמנויות שדורשות החלטה או עזרה. לכל עסקה הגדירו פעולה הבאה ואחראי לביצועה.
3. בשיחה אישית בחרו מקרה מסוים, בקשו מהעובד להסביר את שיקוליו ותרגלו איתו דרך פעולה אפשרית.
4. בסיום התקופה השוו את התוצאה לתוכנית ובחרו שינוי מוגדר לתקופה הבאה. כתבו איזה נתון יעזור לכם לבחון אותו.

נניח שעובד מתקשה להתקדם אחרי שליחת הצעה. עברו איתו על בירור הצורך, התאמת ההצעה וזהות מי שמאשר את הרכישה. תוכלו להיעזר במבנה לשיחת מכירה כדי לתרגל את החלק שחסר בשיחה.

סיימו את המשוב בהסכמה על התנהגות שאפשר לראות בעבודה הבאה, כמו בירור תהליך האישור לפני הכנת הצעה. במפגש הבא בדקו מה נעשה ומה הייתה תגובת הלקוח. כך השיחה האישית נשענת על עבודה מתועדת.

אילו כלי ניהול צריך להכין לצוות

התחילו מרשימת המידע שהמנהל צריך כדי לעבוד: לקוח, עסקה, שלב, אחראי ומשימת המשך. הוסיפו סכום ומועד החלטה כשיש להם בסיס. בחרו כלי שמאפשר לעובדים לעדכן את המידע בזמן העבודה ולמנהל לאתר במהירות טיפול חסר. אם הצוות מוכר בעיקר בטלפון, קראו על הקמת מוקד מכירות לעסק קטן.

לפני בחירת מערכת, כתבו תרחיש לבדיקה: פנייה נכנסת, עוברת לעובד, מתקדמת להצעה ומסתיימת בהחלטה. בקשו להדגים איך מתעדים כל שלב, איך מעבירים אחריות ואיך מוצאים משימה שמועד ביצועה חלף. בדקו גם איך מוציאים את נתוני העסקאות לצורך ניתוח נוסף.

הגדירו מה חובה למלא ומה אפשר להשאיר להמשך. למשל, אפשר לדרוש אחראי ומשימה הבאה כבר בתחילת הטיפול, ולבקש סכום צפוי לאחר בירור הצורך. עברו עם העובדים על דוגמה מלאה כדי לוודא שכולם מבינים באותו אופן את שמות השלבים והשדות.

קבעו מי מתחזק את רשימת השלבים, מי מאחד רשומות כפולות ומי מטפל בעובד שעזב או החליף תפקיד. לפני רכישת תוספות, בדקו אם הנתונים הקיימים מאפשרים לענות על שאלות הניהול הבסיסיות. תזכורת אוטומטית או דוח נוסף צריכים להתאים לפעולה מוגדרת שהצוות מבצע.

איך לגייס מנהל ולבדוק את עבודתו בתחילת הדרך

במודעת הגיוס תארו את הצוות, הלקוחות והסמכויות, והסבירו אילו בעיות המנהל צפוי לקבל לטיפול. מדריך הגיוס של Indeed מונה בין תחומי האחריות המקובלים הובלת צוות, קביעת יעדים, הדרכה וניתוח נתונים. השתמשו בכך כבסיס להגדרת משרה, והתאימו את הדרישות לעסק שלכם.

בבדיקת קורות חיים של מנהל מכירות, בקשו להבחין בין מכירות אישיות לבין תוצאות של צוות שניהל. בראיון בררו מה היה מצב הצוות בתחילת התקופה, אילו החלטות קיבל המועמד ואיך נבחנה התוצאה. בקשו דוגמאות שהוא רשאי לשתף ללא פרטי לקוחות או מידע מסחרי חסוי.

אפשר לתת תרגיל היפותטי קצר: צוות מקבל פניות, חלקן נשארות ללא טיפול, ולעסקאות הפתוחות אין משימת המשך. בקשו מהמועמד להסביר מה יבדוק תחילה, עם מי ידבר ואילו שינויים יציע. בחנו אם הוא מבקש מידע לפני קביעת יעד ואם ההצעות שלו ניתנות לביצוע.

עם תחילת העבודה, סכמו תוצרים שאפשר לבדוק: מיפוי העסקאות, הגדרת שלבים, חלוקת אחריות ודוח מכירות ראשון. קבעו מראש מתי תעברו יחד על התוצרים ואילו החלטות המנהל רשאי לקבל בעצמו. אם מחזור המכירה ארוך, בחנו בתקופת ההתחלה גם את איכות התיעוד, ההדרכה והטיפול בעסקאות, לצד תוצאות שכבר הבשילו.

שאלות נפוצות

מה ההבדל בין מנהל מכירות לאיש מכירות?

איש מכירות מטפל בלקוחות ובעסקאות שהוקצו לו. מנהל מכירות אחראי גם ליעדים, לחלוקת העבודה, להדרכה ולמעקב אחר ביצועי הצוות; בתפקיד משולב כדאי להגדיר בנפרד את שתי האחריויות.

מתי עסק קטן צריך מנהל מכירות?

כדאי לבחון את הצורך כשניהול העובדים, חלוקת הפניות והדרכת הצוות דורשים אחריות קבועה. לפני גיוס, הגדירו איזו בעיה המנהל אמור לפתור ובדקו אם חסר גם תהליך עבודה מסודר.

איך מודדים הצלחה של מנהל מוקד מכירות?

אפשר לשלב מעקב אחר עסקאות שנסגרו, שיעור זכייה, פניות ללא טיפול ומשימות באיחור. הגדירו לכל מדד את קבוצת הפניות או העסקאות ואת תקופת המדידה, ובחנו גם את ההדרכה שהצוות מקבל.

מה כדאי להציג בקורות חיים של מנהל מכירות?

פרטו את סוג המכירה, היקף האחריות הניהולית והשינויים שהובלתם. הציגו תוצאות שיש לכם בסיס לתאר, והבחינו בין הישגים אישיים לתוצאות הצוות בלי לחשוף מידע חסוי.